Die standardisierte Helferbefragung als Führungsinstrument beim Malteser Hilfsdienst

Die standardisierte Helferbefragung ist ein zuverlässiges Instrument um Führungsprozesse in Ihrer Gliederung nachhaltig zu unterstützen.

Die Idee zur Entwicklung einer umfassenden Helferbefragung entstand bereits 2004 im Rahmen der Tätigkeit als Vertreter der aktiven Helferschaft des Malteser Hilfsdienstes in Greven. Inzwischen wurde die Helferbefragung kontinuierlich weiterentwickelt und deren diagnostische Qualität als wissenschaftliches Instrument im Rahmen einer umfangreichen Studienabschlussarbeit an der Universität Münster überprüft - mit hervorragendem Ergebnis. Michael Schmale hat Psychologie, Pädagogik, Sozialwissenschaften und Physik mit dem Schwerpunktinteresse Sozialforschung und Diagnostik an der Universität Münster studiert. Derzeit engagiert sich Herr Schmale als Geschäftsführer mit dem Schwerpunkt Personalmanagement und Organisationskultur für den Malteser Hilfsdienst in Greven.

Mit Hilfe der Helferbefragung erhöhen Sie auf einfache Weise die Motivation Ihrer Helferinnen und Helfer, reagieren auf die zunehmenden Herausforderungen der Qualifikationsanforderung an ehrenamtliches Personal, verbessern die Akzeptanz der Führungsstrukturen und können die Vereinskultur des Malteser Hilfsdienstes aktiv mitgestalten.

Helfermotivation ist das wichtigste Kapital des Malteser Hilfsdienstes. Nur wer als Helfer seine persönliche Meinung zu relevanten Themen äußern und an Veränderungsprozessen aktiv teilnehmen kann bleibt dauerhaft motiviert. Zudem erhöht sich die Akzeptanz der Führungsstrukturen da Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt, bessere Entscheidungen getroffen und die tatsächliche Wirkung von Maßnahmen abgeschätzt werden kann. Die Qualität des ehrenamtlichen Personals lässt sich durch gezielte Angebote und persönliche Betreuung auf hohem Niveau halten. Und durch eine realistische Darstellung von Werten und Einstellungen der Helferschaft lassen sich Organisationsziele mit den individuellen Zielen der Helferinnen und Helfer abgleichen um eine bewusste Vereinskultur zu entwickelt.

Mit der Helferbefragung lassen sich Meinungen, Werte und Einstellungen aller aktiven Helferinnen und Helfer Ihrer Gliederung unabhängig von Tätigkeitsfeld, Alter und sonstigen Eigenschaften mit sehr geringem Aufwand regelmäßig, zuverlässig und standardisiert erfassen.

Mit der Helferbefragung können alle Helferinnen und Helfer jeder Gliederung ab einem Alter von 16 Jahren befragt werden. Um ein ganzheitliches Bild der befragten Gliederung zu erhalten wird mit speziellen statistischen Methoden untersucht ob sich Einzelergebnisse auf die befragte Helferschaft übertragen lassen. So können auch Befragungen mit geringeren Rücklaufquoten repräsentativ für die gesamte Gliederung sein. Durch die standardisierte Messung können einzelne Helfergruppen beispielsweise anhand ihres Alters, der Mitgliedsdauer oder dem Tätigkeitsfeld miteinander verglichen werden. Jede Gliederungen kann sich außerdem mit den Durchschnittswerten (Referenz) aller bisher befragten Gliederungen vergleichen und so von den Besten lernen. Wiederholte Befragungen im Abstand von 12 bis 24 Monaten bieten darüber hinaus die Möglichkeit, die eigene Entwicklung der Gliederung kontinuierlich im Auge zu behalten.

Insgesamt wird Ihre Gliederung mit 19 Skalen in fünf verschiedenen Tätigkeitsfeldern intensiv in allen relevanten Bereichen analysiert. Zehn wichtige Kennzahlen vervollständigen die standardisierte Untersuchung und ermöglichen den direkten Vergleich mit Referenzwerten um gezielt die Stärken Ihrer Gliederung zu hervorzuheben und Verbesserungspotential zu identifizieren.

Das erste Analysefeld behandelt die materiellen Tätigkeitsbedingungen. Beispielsweise die Qualität und Zugänglichkeit von Unterkunft, Fahrzeugen und benötigtem Material. Das zweite Analysefeld misst dazu das Tätigkeitsempfinden in Form des allgemeinen Arbeitsklimas oder der empfundenen Selbständigkeit. Die Qualifikationsanforderungen an die Helferschaft sowie das Angebot an Aus-, Fort- und Weiterbildung werden im dritten Analysefeld erfasst. Das vierte Analysefeld analysiert die Führungsstruktur der Gliederung, insbesondere die Akzeptanz vom Führungskreis und Helfervertretung. Abschließend werden allgemeine Merkmale zur Vereinskultur erfasst, etwa die Bedeutung der spezifischen Werte der Malteser oder das Verhältnis zur Religion. Diese Analysefelder werden durch 10 spezielle Kennzahlen erweitert, die Informationen wie Mobbing oder Belastung im Zeitverlauf aufzeichnen. Zusätzlich kann der Fragebogen auch um mehrere selbst formulierte Fragen erweitert werden.

Die Helferbefragung versteht sich als kontinuierlicher Führungsprozess. Sie wird damit zu einem wichtigen Frühwarnsystem als Glied in einer langen Kette von Maßnahmen zum nachhaltigen Entwicklungs- und Veränderungsmanagement der die Verbesserung der gesamten Organisation unter aktiver Einbeziehung seiner Mitglieder ermöglichen soll.

Die Helferbefragung ist ein Bestandteil der Organisationsentwicklung. Dieser Prozesscharakter beinhaltet die Durchführung von Folgeprozessen im Anschluss an die eigentliche Befragung und eine feste Verzahnung mit Veränderungsstrategien der Organisation. Hierzu haben sich Feedbackseminare und Workshops besonders bewährt, in denen die Ergebnisse mit allen Helferinnen und Helfern diskutiert und Handlungsfelder identifiziert werden können. Durch den Führungskreis wird dann beispielsweise festgelegt, welche Handlungsfelder bevorzugt bearbeitet werden sollen und entsprechende Arbeitsgruppen eingerichtet. Schließlich müssen erarbeitete Maßnahmen umgesetzt werden, deren tatsächliche Wirkung kontinuierlich durch nachfolgende Helferbefragungen überprüft werden kann. Ohne entscheidende Folgeprozesse ist eine Helferbefragung meist wirkungslos. Erkenntnisse bleiben ungenutzt, wichtige Veränderungen werden nicht in Gang gebracht und die Unzufriedenheit der Helferschaft steigt.

Was die Zukunft bringt ist keine Frage des Zufalls sondern maßgeblich die Konsequenz der eigenen Organisationsführung. Sich auf „den persönlichen Eindruck“ zu verlassen ist in unserer kurzlebigen und komplexer werdenden Umwelt oft nicht mehr ausreichend. Es gilt ein solides Fundament für Ihre organisatorischen und unternehmerischen Entscheidungen zu schaffen, welches systematisch alle relevanten Informationen mit hoher Zuverlässigkeit zur Verfügung stellt. Das Konzept der Helferbefragung legt den entscheidenden Grundstein dieses Fundaments durch eine hohe diagnostische Qualität. Letztendlich entscheidet aber die tatsächliche Bereitschaft der Organisation zur eigenen Reflexion und Entwicklung über Erfolg und Misserfolg in der Zukunft. Nur eine flexible Organisation, die bereit ist von ihren Mitgliedern zu lernen, wird durch ein ernst gemeintes Veränderungsmanagement dauerhaft gewinnbringende Effekte erzielen...

Probieren Sie es selbst in Ihrer Gliederung...

Malteser Hilfsdienst Greven
Michael Schmale
E-Mail: schmale.michael@malteser-greven.de
Mobiltelefon +49 (0)177 641 62 52
MHD +49 (0)2571 5715 28

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Obwohl das Interesse an Mitarbeiterbefragungen in Deutschland sowohl in der Praxis als auch in der wissenschaftlichen Diskussion deutlich zugenommen hat, bleiben Non-Profit-Organisationen in diesem Kontext weitgehend unbehandelt. Dies verwundert umso mehr wenn man bedenkt, dass die Existenzgrundlage solcher Organisationen typischerweise ehrenamtlich tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bilden, was erhebliche Herausforderungen an das Management im Vergleich zu kommerziellen Organisationen stellt: Selbst gering qualifiziertes Personal wird zur knappen Ressource, der Erfolg der gesamten Organisation hängt maßgeblich von der Kommunikation mit den Mitarbeitern ab. Die Organisationsstruktur muss in der Lage sein, die besonderen Bedürfnisse ehrenamtlich Tätiger zu befriedigen, um Personal zu gewinnen und dauerhaft zu binden.

Das Buch (ISBN 978-3-640-17231-3) zeigt am konkreten Praxisbeispiel wie Mitarbeiterbefragungen, im Gesamtprozess als strategisches Instrument verwendet, die Führungsarbeit innerhalb dieser Organisationen entscheidend verbessern können.